Recentemente, il Ministero del Lavoro ha fornito al Consiglio Nazionale dell’Ordine dei Consulenti del Lavoro una risposta all'interpello (prot. 13/2012) promosso in merito alla problematica concernente la possibilità di assolvimento degli obblighi ex artt. 1 e 3, L. n. 4/1953, da parte di un datore di lavoro privato, oltre che mediante l’utilizzo della posta elettronica certificata, anche attraverso sito web, dotato di un’area riservata con accesso consentito al proprio personale mediante password individuale.

In particolare, l’istante chiedeva se potesse ritenersi sufficiente la semplice collocazione dei prospetti di paga di volta in volta elaborati (contestuale al pagamento mensile della retribuzione con bonifico bancario e/o altro mezzo), nell’apposita area riservata del sito web, prospetti questi ultimi consultabili e scaricabili esclusivamente dal lavoratore interessato utilizzando una password individuale.

Ecco una sintesi della risposta elaborata dal Ministero:

In via preliminare, nella risposta vengono richiamate le argomentazioni sostenute dal Ministero con il precedente interpello n. 1/2008 sul possibile assolvimento dell’obbligo del datore di lavoro di consegnare il prospetto paga contestualmente alla retribuzione (al fine di garantire la possibilità di controllo immediato da parte del lavoratore) mediante l’inoltro del prospetto stesso con posta elettronica certificata.

È stato, peraltro, ricordato da questo Ministero che nelle Amministrazioni Pubbliche le modalità di trasmissione per via telematica del prospetto di paga risultavano ampiamente utilizzate, considerata la necessità di adeguamento dell’azione amministrativa alle disposizioni contenute nel D.Lgs. n. 82/2005 (c.d. Codice dell’Amministrazione Digitale). Mutuando la ratio sottesa alla normativa vigente nelle PP.AA., il Ministero ha dunque ritenuto corretto l’assolvimento dell’obbligo in esame da parte dell’azienda del settore privato anche mediante l’utilizzo del servizio di posta elettronica certificata, nel rispetto delle regole in materia di protezione dei dati personali.

Nel ribadire quanto contenuto nella risposta mms maal sexad interpello n. 1/2008 il Ministero ha ritenuto, con l’occasione, di dover chiarire la legittimità della consegna del documento anche mediante posta elettronica non certificata. “Analogamente a quanto infatti avviene in materia di obblighi di certificazione fiscale del sostituto d’imposta, l’art. 1 della L. n. 4/1953 fa riferimento ad un obbligo di “consegnare” il prospetto paga senza alcun richiamo alla necessità che sia consegnata in forma cartacea, con la conseguenza che non si ravvisa uno specifico divieto di trasmettere al lavoratore il documento per posta elettronica anche non certificata. Ciò a condizione che sia garantita al dipendente la possibilità di entrare nella disponibilità del prospetto e di poterlo materializzare. È tuttavia opportuno, da parte del datore di lavoro, adottare anche in questi casi le opportune iniziative per comprovare l’avvenuto adempimento nei confronti di ciascun lavoratore”.

Ciò premesso, il Ministero ha reputato che l’assolvimento degli obblighi in oggetto da parte del datore di lavoro privato possa essere effettuato anche mediante la collocazione dei prospetti di paga su sito web dotato di un’area riservata con accesso consentito al solo lavoratore interessato, mediante utilizzabilità di una postazione internet dotata di stampante e l’assegnazione di apposita password o codice segreto personale.

Nelle suddette ipotesi, per garantire la verifica immediata da parte del lavoratore o comunque gli eventuali accertamenti dell’organo di vigilanza, appare peraltro necessario che della collocazione mensile dei prospetti di paga risulti traccia nello stesso sito.