Massimo Tocchetti - presidente dell'agenzia AIGO Comunicazione - risponde a specifiche domande circa la diretta esperienza di implementazione del sistema gestionale esclusivo per creativi Paprika Software presso la sua agenzia di comunicazione. Cosa ha portato AIGO a pensare di adottare un sistema gestionale integrato specifico per imprese di comunicazione?Un terreno su cui cerchiamo costantemente di misurarci è quello del miglioramento dell'efficienza dei processi produttivi di agenzia. Paprika ha quindi risposto con completezza e specificità a un'esigenza molto sentita, cui in precedenza facevamo fronte attraverso un sistema combinato di procedure e applicativi che assolvevano funzioni parziali.Quale è stata la più significativa problematica che vi ha orientati verso la soluzione gestionale Paprika Software? Ci può fornire un esempio pratico? Poter disporre di un sistema semplice che sapesse gestire allo stesso tempo sia le problematiche legate alla vendita di consulenza e del relativo tempo lavoro, sia quelle legate alle forniture di progetto. Il tutto in uno stesso ambiente, il che significa facilitare il rispetto delle procedure, ottimizzare i tempi e il traking di ogni singola operazione, eliminare la duplicazione dei dati. Consulenza per la configurazione di Paprika Software: quali sono state le principali difficoltà nell'adattare uno strumento informatico alle vostre sofisticate particolarità operative? Come sono state risolte?Paprika è indubbiamente uno strumento flessibile e in quanto tale siamo riusciti insieme ai consulenti a fare un buon lavoro di customizzazione sulle nostre esigenze operative. Uno scoglio iniziale è stato il rendere compatibili le procedure amministrative interne con la struttura fornita dal programma. Mi sembra comunque che sia stato più semplice del previsto. Gli aspetti invece su cui stiamo ancora lavorando sono quello di un completamento della reportistica e delle funzioni di controllo per il management: le possibilità offerte dal sistema sono diverse e ci stiamo orientando per una standardizzazione interna.Implementazione di Paprika Software: come è stata la reazione/linea di apprendimento interna all'agenzia?Questo progetto ha visto principalmente coinvolti l'amministrazione e l'area del servizio clienti, ma riguarda anche tutte le aree produttive dell'agenzia. Una prima alfabetizzazione è stata fornita attraverso dei corsi di formazione trasversali per tutte le funzioni di agenzia, per poi passare ad un lavoro molto più dettagliato e calibrato sulle diverse figure professionali. Ogni director ha lavorato con i propri supervisor, ogni supervisor con i componenti del proprio team e così via sino a toccare tutti i collaboratori di agenzia.Quali sono i vantaggi di cui ora beneficiano i clienti finali di AIGO?In parole semplici potremmo parlare di risparmio di tempo e denaro, ovvero due tematiche a cui i clienti sono molto sensibili. Il sistema semplifica tutte le operazioni: dall'elaborazione dei preventivi, soprattutto di quelli complessi, accompagna il progetto in tutte le fasi di sviluppo, garantendo un maggior controllo sull'efficienza nella gestione dello spending, fino ai consuntivi e alla fatturazione.Ci può fornire un commento generale circa questa scelta/esperienza?Siamo soddisfatti di questo avvio anche se, ovviamente, come tutti i cambiamenti, è necessario un tempo fisiologico di assorbimento prima di vederne al 100% i benefici.È comunque apprezzabile sia la semplicità d'uso del sistema, sia l'alto grado di flessibilità e personalizzazione che ha consentito di limitare il classico chock da novità da parte dei fruitori. Bisogna sempre ricordare che la nostra è un'agenzia di comunicazione e quindi che chi ci lavora ha per definizione un'elevata componente di creatività, spesso associata ad una pari resistenza agli aspetti gestionali ed amministrativi. Con Paprika siamo convinti di aver dato una risposta che aiuti a mettere d'accordo le diverse esigenze e consenta davvero di ottimizzare il nostro lavoro.